Die IFS Zertifizierung ist für viele Unternehmen der Lebensmittelbranche längst keine Option mehr, sondern Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit dem Handel. Wer Eigenmarken produziert oder als Lieferant für größere Handelsunternehmen tätig ist, wird regelmäßig mit der Forderung konfrontiert, nach IFS zertifiziert zu sein.
Die Abkürzung IFS steht für „International Featured Standards”. Dabei handelt es sich um privatwirtschaftlich entwickelte Standards, die ursprünglich vom europäischen Einzelhandel initiiert wurden. Ziel war es, ein einheitliches Bewertungsinstrument für Lebensmittellieferanten zu schaffen.
Die IFS Zertifizierung bestätigt, dass ein Unternehmen die Anforderungen des jeweiligen Standards erfüllt. Im Lebensmittelbereich ist insbesondere IFS Food relevant, aktuell in Version 8.
Wichtig ist die Einordnung: Die IFS Zertifizierung ist keine gesetzliche Verpflichtung. Sie wird jedoch von zahlreichen Handelsunternehmen vertraglich gefordert.
Die Zertifizierung erfüllt mehrere Funktionen gleichzeitig. Einerseits dient sie als Nachweis für ein funktionierendes Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagement. Andererseits schafft sie Vertrauen entlang der Lieferkette.
IFS Food betrifft primär Unternehmen, die Lebensmittel verarbeiten oder verpacken. Besonders relevant ist die Zertifizierung für Produzenten von Handelsmarken.
Der IFS Food Standard gliedert sich in mehrere Kapitelbereiche: Unternehmensverantwortung, Qualitätsmanagement, Ressourcenmanagement, operative Abläufe und Messungen, Analysen und Verbesserungen.
Besonders kritisch sind die sogenannten KO-Kriterien. Werden diese nicht erfüllt, gilt das Audit als nicht bestanden.
Ermittlung der Abweichungen zwischen aktuellen Prozessen und den IFS-Anforderungen als Ausgangspunkt für alle weiteren Maßnahmen.
Gezielte Anpassung und Dokumentation der Prozesse, um die identifizierten Lücken zu schließen und alle Anforderungen systematisch zu erfüllen.
Durchführung praxisnaher interner Audits zur Überprüfung der Wirksamkeit und zur Vorbereitung der Mitarbeitenden auf das externe Audit.
Das externe Audit durch eine akkreditierte und IFS-zugelassene Zertifizierungsstelle, das über die Vergabe des IFS-Zertifikats entscheidet.
Eine der häufigsten Fehlerquellen im IFS-Audit ist die Lücke zwischen formaler Dokumentation und tatsächlicher Umsetzung im Betrieb. Anforderungen sind auf dem Papier erfüllt – aber an der Produktionslinie sieht die Realität anders aus.
Prozesse sind dokumentiert, werden aber im Arbeitsalltag nicht konsequent umgesetzt. Auditor:innen prüfen die gelebte Praxis – nicht nur das Handbuch.
Regelmäßige Mitarbeitendenschulungen und interne Audits stellen sicher, dass dokumentierte Prozesse auch tatsächlich gelebt werden.
Mitarbeitende können bei Audit-Fragen keine klaren Antworten geben, weil sie die Anforderungen und ihre Rolle im System nicht ausreichend kennen. Sie sollten ihre Tätigkeiten, die damit verbundenen Risiken sowie die relevanten Arbeitsanweisungen verstehen und erklären können.
Mit praxisorientierten Schulungen und Simulationen werden Mitarbeitende auf typische Audit-Situationen vorbereitet und sicher im Umgang mit Fragen.
Die Kosten einer IFS Zertifizierung hängen maßgeblich von der Unternehmensgröße, der Anzahl der Standorte und dem Umfang der vorab erforderlichen Anpassungen ab. Auch die Wahl der Zertifizierungsstelle und die berechnete Auditzeit beeinflussen die Gesamtkosten.
Zusätzlich zu den direkten Zertifizierungskosten sollten Unternehmen Aufwendungen für Schulungen, interne Audits und Prozessoptimierung einplanen.
IFS Food wurde vom europäischen Einzelhandel initiiert und ist besonders im deutschsprachigen Raum sowie in Europa stark verbreitet. Der Fokus liegt auf der Lieferantenbewertung durch den Handel.
BRCGS (Brand Reputation through Compliance Global Standards) hat seinen Ursprung im britischen Einzelhandel und ist international – insbesondere im angelsächsischen Raum – weit verbreitet. Strukturell ist er dem IFS ähnlich.
FSSC 22000 basiert auf ISO 22000 und integriert branchenspezifische PRP-Programme sowie zusätzliche FSSC-Anforderungen. Im Vergleich zum IFS verfolgt das Schema einen stärker managementsystemorientierten Ansatz.
Welcher Standard der richtige ist, hängt von den Anforderungen der Kunden, den Zielmärkten und der bestehenden Systemlandschaft des Unternehmens ab.
Die IFS Zertifizierung ist weit mehr als ein formaler Nachweis für den Handel. Sie bildet den Rahmen für ein strukturiertes Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagement.
Viele Auditabweichungen entstehen durch Fehlinterpretationen. Mitarbeitende kennen zwar Prozesse, verstehen jedoch nicht den Zusammenhang zum Standard.
Praxisnahe Schulungen vermitteln nicht nur Wissen, sondern stärken Sicherheit im Audit. Besonders wirksam sind branchenspezifische Inhouse-Schulungen, die reale Kundenanforderungen und typische Auditfragen aufgreifen.
So wird der Standard vom theoretischen Regelwerk zum praktischen Handlungsrahmen.
Die IFS Zertifizierung ist weit mehr als ein formaler Nachweis für den Handel. Sie bildet den Rahmen für ein strukturiertes Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitsmanagement. Unternehmen, die Anforderungen verstehen, systematisch umsetzen und Mitarbeitende einbinden, reduzieren Risiken erheblich und stärken ihre Marktposition nachhaltig. Eine fundierte Vorbereitung, kontinuierliche Schulung und praxisnahe Umsetzung entscheiden letztlich über den Erfolg im Audit.
Nein, die IFS Zertifizierung ist keine gesetzliche Pflicht. Sie wird jedoch häufig von Handelsunternehmen vertraglich verlangt. Ohne gültiges Zertifikat ist eine Zusammenarbeit mit bestimmten Kunden oft nicht möglich.
Eine IFS Zertifizierung ist in der Regel zwölf Monate gültig. Danach muss ein Rezertifizierungsaudit durchgeführt werden. Alle drei Jahre erfolgt ein unangekündigtes Audit.
Das Audit umfasst Dokumentenprüfung, Betriebsbegehung sowie Interviews mit Mitarbeitenden. Auditoren prüfen sowohl die formale Dokumentation als auch die tatsächliche Umsetzung der Anforderungen im Alltag.
Die Kosten hängen von Unternehmensgröße, Produktionskomplexität und Auditdauer ab. Neben den direkten Auditkosten entstehen interne Aufwände für Vorbereitung, Dokumentation und Schulungen.
Higher Level bezeichnet eine Gesamtpunktzahl ab 95% im Audit.
Eine Major-Nichtkonformität kann für jede reguläre Anforderung (die nicht als KO-Anforderung definiert ist) vergeben werden. Es erfolgt ein Abzug von 15% der möglichen Gesamtpunktzahl. Es kann kein Zertifikat ausgestellt werden.
Aktuell gilt IFS Food Version 8. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Prozesse und Dokumentationen an die jeweils gültige Version angepasst sind.
IFS Food betrifft Unternehmen, die Lebensmittel verarbeiten oder verpacken. Besonders relevant ist die Zertifizierung für Hersteller von Handelsmarken und Co-Packer.
Dienstleistende sind häufig nicht selbst zertifizierungspflichtig. Allerdings müssen sie Anforderungen ihrer Kunden erfüllen und werden im Rahmen von Lieferantenbewertungen oder Audits geprüft.
KO-Kriterien sind besonders kritische Anforderungen. Bei einer KO-Nichtkonformität erfolgt ein Abzug von 50% der möglichen Gesamtpunktzahl; es kann kein Zertifikat ausgestellt werden.
Eine strukturierte Vorbereitung umfasst eine GAP-Analyse, Anpassung von Prozessen, Schulung von Mitarbeitenden und interne Audits. Praxisnahe Vorbereitung reduziert das Risiko von Abweichungen deutlich.
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