KI im Einsatz: Audit-Fragenkatalog mit KI erstellen

KI im Einsatz

In einigen Beiträgen zeigen wir Beispiele, wie Sie KI konkret für Ihre Arbeit im QM nutzen können.
Hier zum Thema: Audit-Fragenkatalog mit KI erstellen.

Mehr Informationen und Arbeit an eigenen Beispielen erhalten Sie in der Schulung von Judith Magono:

Audit-Fragenkatalog mit KI erstellen: Effektive Vorbereitung auf Audits

Mit dieser Anleitung können Sie einen umfassenden Audit-Fragenkatalog erstellen, der Ihnen hilft, sich auf bevorstehende Audits vorzubereiten. Die Generierung von Fragenkatalogen mithilfe von KI ermöglicht es, gezielt und effizient die relevanten Themen abzudecken.

Vorteile dieser Methode

• Gründliche Prüfung: Mit strukturierten Prompts können detaillierte und umfassende Fragenkataloge erstellt werden, die alle relevanten Aspekte berücksichtigen.
• Zeitersparnis: Die automatisierte Generierung von Fragen spart Zeit und ermöglicht eine schnellere Erstellung des Fragenkatalogs.
• Orientierungshilfe: Beispielantworten verschiedener Qualität helfen Ihnen, Ihre eigenen Antworten zu prüfen und zu verbessern.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Audit-Fragenkatalogs

Schritt 1: Thema und Vorgaben festlegen

Definieren Sie das spezifische Thema oder die Vorgaben für Ihren Audit-Fragenkatalog. Laden Sie, falls verfügbar, relevante Standards, Informationen oder Vorlagen hoch.

Schritt 2: Prompt anpassen und verwenden

Verwenden Sie den folgenden Prompt in ChatGPT, angepasst an Ihre spezifischen Anforderungen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen abgefragt werden:

Prompt:

Du bist ein erfahrener Auditor und Qualitätsmanager. Deine Aufgabe ist es, der Fachabteilung bei der Erstellung eines neuen Fragenkatalogs für die Vorbereitung von (internen) Audits zu helfen. Der Schwerpunkt des Audits ist die Umsetzung der Fragestellungen zu [Norm/Standardkapitel/Thema]. Hier findest Du Informationen dazu: [Auszug aus der Norm/dem Standard/Verweis auf angehängte Textdatei oder ähnliches]

WICHTIG! Frage als erstes mindestens die folgenden Informationen für das Beispielunternehmen ab:
- Bereich: [Branche/Bereich/Produkt eingeben]
- Mitarbeiter: [Anzahl]
- Lieferanten: [aus der ganzen Welt/EU/DACH/regional]
- Kunden: [B2B/B2C]
- Standard: [9001/...]

Weitere Informationen, die direkt berücksichtigt werden sollen (z.B. spezifische Ziele, besondere betriebliche Gegebenheiten, bestehende Managementsysteme, etc.).

WICHTIG! Gehe erst zum nächsten Schritt, nachdem diese Informationen zum Beispielunternehmen eingegeben wurden. Wenn Du vorher die Fragen und Antworten anzeigst, ist das ein Fehler!

Sobald diese Informationen vorliegen, erstelle die Fragenliste für das Beispielunternehmen. Gib die Fragenliste unter Bezug auf die Nummerierung des Standards [ISO 9001/22 000/...] aus. Der Fokus liegt auf den Abschnitten [...] und [...]. Prüfe, ob weitere Kapitel der Standards/der Norm Bezug zu [...-] Fragen haben, und ergänze die Frageliste entsprechend.

Erstelle Beispiele für schlechte, gute und sehr gute Antworten auf Basis der Eingaben zum Beispielunternehmen und gib Hinweise für bessere Antworten. Ergänze die Tabelle um Best Practices/bewährte praktische Umsetzungsbeispiele. Stelle das Ergebnis als Tabelle dar.

Beispiel: Audit-Fragenkatalog mit KI erstellen – für ISO 9001

Frage 1: Wie wird die Kundenzufriedenheit in Ihrem Unternehmen gemessen?

• Schlecht: „Wir messen die Zufriedenheit nicht regelmäßig.“
  Hinweis: Keine klare Methode zur Messung.
• Gut: „Wir nutzen Kundenumfragen.“
  Hinweis: Regelmäßige Befragungen mit spezifischen Fragen.
• Sehr gut: „Wir verwenden ein Kundenfeedback-System, das Online-Umfragen, Telefoninterviews und Social Media Monitoring umfasst.“
  Best Practice: Kombination aus verschiedenen Feedback-Methoden für ein umfassendes Bild.

Best Practices

• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung des Fragenkatalogs: Sicherstellen, dass alle Fragen und Antworten stets aktuell und relevant sind.
• Mitarbeiter einbinden: Einbeziehung verschiedener Abteilungen zur Bereitstellung umfassender und relevanter Antworten.

Viel Spaß beim Nachbauen!

Eine ausführlichere Version findest du hier: https://youtu.be/4wqzvWyxvLA

Für weitere Tipps und ausführlichere Anleitungen besuchen Sie unsere Seite Praxistrainings LMS.

Nutzen Sie diese Struktur, um Ihren Audit-Fragenkatalog zu erstellen und Ihre Auditvorbereitung zu optimieren!

Beitrag und Bild erstellt von Judith Magono. Bild erstellt mit Leonardo-AI.